Banyak Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang terkejut ketika mendapati akses pembuatan faktur pajak tiba-tiba dinonaktifkan. Situasi ini bukan hanya menghambat transaksi bisnis, tetapi juga menimbulkan kekhawatiran akan sanksi administratif yang lebih berat.
Tidak sedikit PKP yang baru menyadari bahwa penonaktifan tersebut disebabkan oleh ketidakpatuhan terhadap beberapa kewajiban perpajakan.
Dalam praktiknya, kehilangan akses faktur pajak tidak terjadi begitu saja. Direktorat Jenderal Pajak (DJP) telah mengatur mekanisme yang cukup jelas melalui Peraturan Dirjen Pajak Nomor PER-19/PJ/2025.
Aturan ini memperketat pengawasan terhadap kepatuhan wajib pajak badan maupun perseorangan. Agar tidak salah langkah, penting bagi setiap PKP memahami alasan penonaktifan, dokumen klarifikasi yang wajib disiapkan, serta langkah-langkah pemulihan akses yang benar.
Mengapa Akses Faktur Pajak Bisa Dinonaktifkan?
Penonaktifan akses faktur pajak biasanya merupakan tanda bahwa sistem DJP mendeteksi ketidaksesuaian antara kewajiban dan pelaporan pajak. Beberapa kondisi yang sering memicu hal ini antara lain:
- Keterlambatan atau tidak menyampaikan SPT Masa PPN selama beberapa bulan berturut-turut.
- Tidak melaksanakan pemotongan atau pemungutan pajak penghasilan (PPh) padahal secara hukum wajib dilakukan.
- Adanya tunggakan pajak yang telah diterbitkan surat teguran dan belum diselesaikan.
- Tidak melaporkan bukti potong/pungut pajak, baik untuk karyawan maupun rekanan usaha.
Apabila kondisi tersebut tidak segera diperbaiki, sistem e-Faktur secara otomatis akan menonaktifkan akses pembuatan faktur. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa hanya PKP yang taat pajak yang dapat menerbitkan faktur elektronik.
Dampak Penonaktifan Akses terhadap Kegiatan Usaha
Kehilangan akses faktur pajak bukan sekadar masalah teknis. Dampaknya bisa sangat signifikan terhadap aktivitas bisnis sehari-hari. Misalnya:
- Transaksi dengan pelanggan tertunda, karena faktur pajak tidak bisa diterbitkan.
- Potensi kehilangan kepercayaan dari mitra usaha, terutama jika faktur pajak menjadi syarat pembayaran.
- Risiko sanksi administratif akibat keterlambatan pelaporan dan pelunasan kewajiban pajak.
Dalam kondisi ini, PKP sebaiknya segera menempuh jalur klarifikasi ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) agar akses faktur pajak dapat dipulihkan sesegera mungkin.
Persiapan Dokumen Klarifikasi
Sebelum mengajukan klarifikasi, PKP wajib menyiapkan dokumen pendukung sebagai bukti kepatuhan. Terdapat enam dokumen yang menjadi dasar penilaian KPP dalam proses klarifikasi:
- Bukti pemotongan atau pemungutan pajak untuk setiap jenis pajak yang diwajibkan selama tiga bulan terakhir.
- Tanda terima penyampaian SPT Tahunan PPh sesuai dengan kewajiban PKP.
- Tanda terima penyampaian SPT Masa PPN untuk tiga masa pajak berturut-turut.
- Tanda terima penyampaian SPT Masa PPN untuk enam masa pajak dalam satu tahun kalender.
- Bukti pelaporan bukti potong/pungut pajak yang telah disampaikan ke DJP.
- Bukti pelunasan tunggakan pajak atau surat persetujuan angsuran/penundaan pembayaran pajak yang masih berlaku.
Semua dokumen tersebut harus dalam bentuk resmi, dengan tanggal dan nomor referensi yang valid. Jika ada dokumen yang belum lengkap, sebaiknya segera dilengkapi sebelum proses klarifikasi dilakukan.
Proses Pengajuan Klarifikasi ke KPP
Setelah seluruh dokumen siap, langkah berikutnya adalah mengajukan surat klarifikasi secara tertulis kepada Kepala KPP tempat PKP terdaftar.
Format surat sudah diatur dalam lampiran resmi PER-19/PJ/2025. Isinya mencakup identitas wajib pajak, uraian permasalahan, serta lampiran dokumen pendukung.
Tahapan pengajuan dapat dilakukan sebagai berikut:
- Sampaikan surat klarifikasi secara langsung ke loket pelayanan KPP atau melalui pos tercatat.
- Petugas pajak akan memverifikasi kelengkapan dokumen dan memberikan tanda terima resmi.
- Kepala KPP melakukan penelitian atas dokumen yang disampaikan, biasanya dalam waktu maksimal lima hari kerja.
- Keputusan hasil klarifikasi akan diberitahukan kepada PKP, apakah akses faktur dapat diaktifkan kembali atau masih perlu perbaikan tambahan.
Apabila hasil klarifikasi diterima, akses e-Faktur biasanya aktif kembali dalam waktu singkat setelah keputusan dikeluarkan.
Contoh Kasus dan Ilustrasi Sederhana
Bayangkan sebuah perusahaan distributor alat kesehatan di Surabaya yang tidak melaporkan SPT Masa PPN selama empat bulan berturut-turut.
Akibatnya, sistem DJP otomatis menonaktifkan akses e-Faktur. Setelah menerima pemberitahuan, perusahaan menyiapkan dokumen klarifikasi berikut:
- Bukti pelaporan SPT PPN masa sebelumnya.
- Bukti pembayaran tunggakan PPN sebesar Rp120 juta.
- Surat pernyataan perbaikan administrasi.
Setelah surat klarifikasi diserahkan, KPP melakukan verifikasi dan menyatakan seluruh kewajiban telah dipenuhi. Hasilnya, akses faktur pajak kembali aktif dalam empat hari kerja. Kasus ini menunjukkan bahwa penanganan yang cepat dan tertib administrasi dapat meminimalkan dampak gangguan bisnis.
Tips Agar Akses Faktur Pajak Tidak Dinonaktifkan
Agar situasi serupa tidak terulang, ada beberapa langkah pencegahan yang dapat diterapkan:
- Pastikan pelaporan SPT dilakukan tepat waktu. Gunakan kalender pajak digital agar tidak lupa jadwal.
- Periksa status kepatuhan pajak secara berkala melalui akun DJP Online.
- Segera selesaikan tunggakan pajak sebelum menerima surat teguran.
- Gunakan jasa konsultan pajak profesional untuk membantu pengelolaan administrasi perpajakan.
Dalam konteks ini, kolaborasi dengan Trust Tax Consultant sebagai penyedia layanan konsultasi pajak di Surabaya Barat dan area sekitarnya tentu bisa menjadi langkah strategis.
Dengan dukungan tenaga ahli berpengalaman, proses kepatuhan pajak menjadi lebih efisien dan memudahkan pengusaha di Surabaya Barat untuk fokus pada pengembangan bisnis.
Langkah Digitalisasi untuk Kepatuhan Pajak Modern
Di era digital, DJP terus mengembangkan sistem pelaporan berbasis daring. PKP disarankan untuk memanfaatkan fitur-fitur seperti e-Filing, e-Bupot, dan e-Faktur agar pelaporan lebih transparan dan terdokumentasi dengan baik.
Selain itu, penggunaan perangkat lunak akuntansi terintegrasi juga membantu dalam penyusunan data perpajakan yang akurat.
Bagi PKP yang belum terbiasa dengan sistem ini, pelatihan internal atau pendampingan dari konsultan pajak menjadi investasi penting. Selain meminimalkan kesalahan administrasi, hal ini juga membantu dalam menghadapi audit pajak apabila sewaktu-waktu dilakukan.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Saat Klarifikasi
Selama proses klarifikasi, terdapat beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan PKP, antara lain:
- Mengajukan klarifikasi tanpa dokumen lengkap, sehingga proses tertunda.
- Tidak menandatangani surat klarifikasi dengan benar, menyebabkan dokumen dianggap tidak sah.
- Menggunakan data yang tidak konsisten antara SPT dan bukti pembayaran.
- Mengabaikan komunikasi dengan petugas pajak, padahal verifikasi lanjutan kadang diperlukan.
Dengan menghindari kesalahan tersebut, proses klarifikasi dapat berjalan lancar tanpa perlu pengajuan ulang.
Kepatuhan pajak bukan hanya kewajiban, tetapi juga strategi bisnis jangka panjang. PKP yang tertib dalam pelaporan cenderung memiliki reputasi baik di mata mitra usaha, lembaga keuangan, maupun instansi pemerintah.
Selain itu, kelancaran akses faktur pajak juga mempercepat arus kas dan mengurangi potensi sengketa pajak di kemudian hari.
Baca juga: 5 Jenis Kesalahan Faktur Pajak yang Paling Sering Terjadi