Dalam era digitalisasi perpajakan yang semakin canggih, e-Faktur menjadi bagian integral dari kepatuhan administrasi pajak bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP). Namun, tidak jarang terjadi kondisi darurat seperti data e-Faktur yang rusak atau hilang, yang dapat mengganggu kelancaran pelaporan dan menimbulkan potensi sanksi dari otoritas pajak. Jika Anda pernah atau sedang mengalami situasi ini, penting untuk memahami bahwa terdapat prosedur resmi dan langkah teknis yang dapat diambil untuk memulihkan data tersebut secara aman dan sah.
Permasalahan kehilangan atau kerusakan data e-Faktur bukan hanya persoalan teknis, melainkan juga menyangkut kredibilitas administrasi dan tanggung jawab fiskal perusahaan. Artikel ini akan membahas secara komprehensif penyebab, solusi teknis, serta panduan prosedural berdasarkan regulasi terkini dari Direktorat Jenderal Pajak (DJP), sekaligus menawarkan pendekatan preventif yang dapat diterapkan perusahaan. Bagi Anda yang mengelola administrasi pajak di perusahaan atau mempertimbangkan penggunaan jasa profesional, panduan ini dirancang untuk memberikan wawasan menyeluruh dan aplikatif.
Penyebab Umum Data e-Faktur Rusak atau Hilang
Kerusakan atau kehilangan data e-Faktur dapat dipicu oleh berbagai faktor, baik yang bersifat teknis maupun akibat kelalaian manusia. Beberapa penyebab umum yang sering terjadi di lapangan antara lain:
- Kerusakan perangkat keras atau sistem: Kegagalan hard drive, sistem crash, atau kerusakan motherboard dapat menyebabkan hilangnya akses ke aplikasi dan file e-Faktur.
- Update aplikasi yang gagal: Saat melakukan pembaruan aplikasi e-Faktur tanpa prosedur yang benar, data dapat terhapus atau tidak kompatibel.
- Instalasi ulang sistem operasi: Melakukan reset atau instalasi ulang tanpa mencadangkan data terlebih dahulu seringkali menyebabkan hilangnya seluruh database.
- Serangan virus/malware: Malware tertentu dapat mengenkripsi atau menghapus file penting secara permanen.
- Kelalaian backup: Tidak memiliki salinan data cadangan secara berkala adalah risiko besar dalam pengelolaan digital pajak.
Dasar Hukum Pemulihan Data e-Faktur
Direktorat Jenderal Pajak telah mengantisipasi kemungkinan kehilangan data e-Faktur melalui pengaturan resmi. Berdasarkan Peraturan Direktur Jenderal Pajak PER-03/PJ/2022 junto PER-11/PJ/2022, disebutkan bahwa PKP dapat mengajukan permintaan ulang data e-Faktur kepada DJP. Beberapa ketentuan penting dalam regulasi tersebut meliputi:
- PKP wajib mengisi dan menandatangani formulir permintaan ulang data yang dibubuhi cap perusahaan.
- Jika dikuasakan, harus menyertakan surat kuasa bermaterai.
- Permintaan dapat dilakukan secara daring melalui situs DJP atau secara langsung ke KPP tempat PKP terdaftar.
- Permintaan hanya berlaku untuk faktur yang telah berstatus “approval sukses”.
- DJP akan memproses permintaan dalam waktu maksimal 20 hari kerja sejak berkas dinyatakan lengkap.
Solusi Pemulihan Data Jika Hilang Sebagian
Apabila hanya sebagian data e-Faktur yang hilang (misalnya beberapa faktur tertentu), proses pemulihannya lebih sederhana dan bisa dilakukan langsung oleh pengguna melalui aplikasi e-Faktur Desktop. Berikut langkah-langkah yang dapat diambil:
- Pastikan Versi Terbaru Aplikasi: Gunakan versi terbaru dari situs resmi DJP untuk menghindari bug atau ketidakcocokan.
- Cek Nomor Seri Faktur: Masuk ke menu “Referensi” dan pastikan NSFP yang digunakan masih tersedia dan terdaftar.
- Import Data CSV: Gunakan menu Faktur > Pajak Keluaran > Import, lalu unggah file CSV yang berisi faktur-faktur terkait. File ini bisa diperoleh dari backup atau hasil permintaan dari DJP.
- Segarkan Tampilan: Tekan F5 atau refresh untuk memastikan data telah termuat.
Contoh: Sebuah perusahaan kehilangan data untuk 5 faktur bulan April 2024. Dengan bantuan file CSV dari backup internal, mereka dapat mengunggah ulang faktur tersebut dalam hitungan menit tanpa perlu mengubah NSFP.
Solusi Pemulihan Jika Data Hilang Total
Hilangnya seluruh database e-Faktur adalah skenario yang lebih kompleks. Ini bisa terjadi akibat kerusakan perangkat total atau penghapusan tanpa backup. Dalam kondisi seperti ini, berikut prosedur yang harus dilakukan:
- Unduh & Instal Ulang Aplikasi e-Faktur: Akses laman resmi DJP dan pastikan Anda mengunduh aplikasi yang sesuai dengan sistem operasi Anda.
- Reset Aplikasi melalui e-Nofa: Login ke e-Nofa, lakukan reset untuk mendapatkan kode aktivasi baru.
- Registrasi Ulang: Gunakan NPWP, sertifikat elektronik, dan kode aktivasi yang baru untuk mendaftar ulang.
- Rekam Ulang Nomor Seri Faktur (NSFP): Input kembali NSFP satu per satu ke dalam aplikasi melalui menu Referensi.
- Gunakan Data dari DJP: Apabila backup tidak tersedia, ajukan permintaan data ke KPP dan gunakan file CSV yang diberikan untuk mengimpor seluruh faktur.
Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur kehilangan data e-Faktur untuk masa Januari–April 2025. Setelah registrasi ulang dan rekam ulang NSFP, mereka mengimpor 320 faktur menggunakan data dari DJP. Proses ini membutuhkan waktu lebih dari 3 hari kerja dan tenaga teknis profesional untuk memastikan seluruh data dapat dipulihkan dengan benar.
Pentingnya Backup dan Pencegahan
Pencegahan adalah langkah terbaik untuk menghindari kerugian akibat kehilangan data e-Faktur. Oleh karena itu, DJP secara tegas menyarankan agar PKP melakukan backup secara berkala, baik untuk Pajak Keluaran maupun Pajak Masukan. Beberapa cara backup yang aman antara lain:
- Menyimpan data di hard disk eksternal.
- Menggunakan cloud storage yang terenkripsi.
- Menyediakan server internal dengan sistem backup otomatis.
- Melakukan backup setiap minggu atau setelah input data dalam jumlah besar.
Disarankan pula untuk menetapkan Standard Operating Procedure (SOP) internal yang mewajibkan backup dan audit data secara berkala untuk meminimalisir risiko kehilangan.
Konsultasi Profesional untuk Penanganan dan Pencegahan
Mengelola administrasi perpajakan berbasis digital membutuhkan ketelitian, keamanan data, serta pemahaman yang kuat terhadap peraturan. Namun, tidak semua perusahaan memiliki sumber daya internal untuk menangani pemulihan data e-Faktur secara optimal. Di sinilah peran konsultan pajak menjadi sangat penting.
Jika perusahaan Anda mengalami kendala dalam pengelolaan e-Faktur atau ingin memastikan tata kelola pajak lebih tertib, Trust Tax Consultant (TTC) hadir sebagai solusi yang tepat. Sebagai konsultan pajak Semarang terbaik dan terpercaya, TTC memberikan layanan pemulihan data e-Faktur yang cepat, sah, dan sesuai peraturan DJP. Lebih dari sekadar solusi teknis, TTC juga menyediakan edukasi dan pendampingan strategis untuk meningkatkan kepatuhan dan efisiensi administrasi pajak Anda.
Kesimpulan
Kehilangan atau kerusakan data e-Faktur bukanlah akhir dari segalanya. Direktorat Jenderal Pajak telah menyediakan prosedur yang jelas dan sistematis untuk pemulihan data, baik secara parsial maupun menyeluruh. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah ditetapkan, serta menerapkan kebiasaan backup data secara disiplin, perusahaan dapat meminimalisir dampak dari kejadian tersebut. Untuk solusi yang lebih menyeluruh dan strategis, menggunakan jasa konsultan pajak profesional seperti Trust Tax Consultant adalah pilihan bijak.
Baca juga: Apa itu Faktur Pajak Sederhana?